Brak płatności od kontrahenta – najczęstsze błędy

Faktury nieopłacone w terminie to jeden z najczęściej występujących problemów u wielu przedsiębiorców. Nawarstwiające się problemy z odzyskiwaniem należności mogą mocno zaburzyć prawidłowe funkcjonowanie firmy, a nawet doprowadzić do upadłości. Jakie błędy najczęściej popełniamy, gdy nasz kontrahent nie chce nam zapłacić, i jak tych błędów uniknąć?

BŁĄD: Zwlekanie z działaniem

Odwlekanie decyzji o rozpoczęciu windykacji w przypadku braku płatności zdarza się każdemu wierzycielowi, lecz jest to bardzo niekorzystne dla niego. W windykacji bowiem czas jest kluczowy. Przedsiębiorca, który czeka, aż dłużnik sam podejmie odpowiednie decyzje i dobrowolnie zapłaci, pozbawia się często szansy na odzyskanie należności, ponieważ – w pierwszym etapie – dłużnik uważa, że może odwlekać płatność, a w najbardziej drastycznych przypadkach dłużnik może nawet ukryć swój majątek i w odpowiedni sposób przygotować się do egzekucji komorniczej. Ponadto, wraz z upływem czasu często zacierana jest pamięć ewentualnych świadków, przez co dużo trudniej dowieść swoich racji w sądzie, w przypadku ewentualnej rozprawy.

BŁĄD: Niekonsekwencja w działaniu

Często zdarza się, że wierzycielami kieruje zdenerwowanie oraz ukierunkowanie na jeden cel: odzyskanie pieniędzy. Grożą oni dłużnikowi, że sprawa skończy się w sądzie albo, że jego dane trafią na giełdę długów. Jednakże najczęściej są to jedynie groźby bez pokrycia, które nie są realizowane. Istotna jest zatem wiarygodność wierzyciela i jego firmy. Gdy wyznaczany jest określony czas na spłatę długów, to niespełnienie tego czynu powinno rzeczywiście skutkować skierowaniem sprawy do sądu. W przeciwnym razie dłużnik nie będzie poważnie traktował tych pogróżek, przez co odzyskanie pieniędzy stanie się o wiele trudniejsze. Dodatkowo, pomoc profesjonalnej firmy windykacyjnej będzie tu kluczowym czynnikiem. Firma specjalizująca się w windykacji będzie wiedziała, o jakich konsekwencjach dla dłużnika może mówić, a także zrobi to w sposób zgodny z prawem.

BŁĄD: Brak udokumentowania wierzytelności

Przedsiębiorcy bardzo często cechują się nadmiernym zaufaniem. Zdarza się, że sprzedają towar lub realizują usług bez jakiejkolwiek umowy. Ponadto, często też nie dbają o to, czy na umowie znajduje się chociażby podpis dłużnika. Takie zaniedbania powodują, że ewentualny proces sądowy będzie trwał latami, a po jego wygraniu i tak może się okazać, że dłużnik jest już niewypłacalny. Umowa ustna nie jest prawidłowym sposobem zawierania zobowiązania, co jest często powtarzającym się problemem wielu branż, m.in. branży budowlanej. Zawsze powinno się zawierać umowę pisemną oraz dbać o dokumentację transakcji, nawet w przypadku gdy księgowy twierdzi, że faktura wcale nie musi być podpisania. Problem z udokumentowaniem wierzytelności powoduje opóźnienie lub całkowitą niemożliwość odzyskania należności.

BŁĄD: Błędy wierzyciela bez doświadczenia

Wierzyciele często podejmują decyzję o samodzielnym odzyskaniu pieniędzy – bez pomocy profesjonalisty z zakresu windykacji. Takie działanie tworzy jednak ryzyko popełnienia błędu, mimo że jest rozwiązaniem najtańszym i gwarantującym wierzycielowi 100% kontroli. Błąd może być popełniony w nieprawidłowej konstrukcji pisma windykacyjnego, w negocjacjach z dłużnikiem lub w braku aktualnej wiedzy z zakresu prawa.

Jako wierzyciel, nigdy nie ma się całkowitej pewności, iż dłużnik ureguluje wszelkie należności. Dlatego też, gdy zaistnieje tak potrzeba, należy podjąć odpowiednie kroki, aby odzyskać pieniądze. Dzięki wskazanym wyżej kwestiom można ustrzec się przed podjęciem złej decyzji i zminimalizować ryzyko popełnienia błędu. Jedynie sprawne i efektywne działanie może przynieść sukces w tym zakresie. W przypadku powracających problemów z terminowym odzyskiwaniem należności warto również zastanowić się nad regularnym monitoringiem należności.

Mamy nadzieję, że nasz artykuł był pomocny. W przypadku pytań bądź chęci zainteresowania współpracy zapraszamy serdecznie do kontaktu osobistego.

Zespół EWRA Sp. z o.o.