Windykację możemy sklasyfikować w trzech podstawowych fazach: windykacja polubowna, sądowa i egzekucyjna. W dzisiejszym artykule skupimy się na windykacji polubownej i wyjaśnimy, jakie dokumenty mogą być przydatne do jej rozpoczęcia, jeśli nasz kontrahent spóźnia się z płatnościami.
Rozpoczęcie windykacji polubownej nie wiąże się z ogromną ilością wymaganych dokumentów. Są jednak takie, które mogą znacznie przyspieszyć i ułatwić windykację polubowną, a przede wszystkim – zwiększyć szansę na odzyskanie pieniędzy. Dokumenty potrzebne do rozpoczęcia windykacji zależą przede wszystkim od sytuacji, w jakiej znajduje się wierzyciel, a także od konkretnej specyfiki wybranej sprawy. Najważniejsza zasada, którą przypominamy regularnie w naszych artykułach, jest bardzo prosta – im szybciej zdecydujesz się podjąć działania w przypadku, gdy Twój kontrahent Ci nie zapłacił, tym większą masz szansę na odzyskanie swoich pieniędzy. Dodatkowo, jeśli sprawa nie będzie mocno przedawniona, będziesz potrzebować znacznie mniej dokumentów.
Windykacja polubowna opiera się na próbie odzyskania zaległych płatności bez angażowania sądu czy komornika. W ramach windykacji polubownej prowadzone są bowiem działania mające na celu porozumienie się z dłużnikiem i ustalenie realnej daty spłaty długu (lub harmonogramu spłat). Podczas windykacji polubownej korzysta się m.in. z takich środków, jak:
- kontakt telefoniczny,
- kontakt mailowy,
- rozmowa na żywo,
- wezwania do zapłaty,
- giełda długów.
Aby windykacja polubowna została rozpoczęta, przydatnymi dokumentami będą na pewno:
- umowy podpisane przez dłużnika i wierzyciela (umowy między stronami)
- faktury i rachunki zaakceptowane przez dłużnika.
Często zdarza się jednak sytuacja, gdy wierzyciel nie posiada wyżej wymienionych dokumentów. Nie oznacza to jednak, że windykacja polubowna nie może zostać rozpoczęta. Do podjęcia działań windykacji polubownej przydatne będą w takim przypadku:
- poświadczenie wykonania usługi lub sprzedania towaru,
- komunikacja między dłużnikiem a wierzycielem, która potwierdza istniejące zobowiązanie (SMSy, wiadomości e-mail).
Na etapie windykacji polubownej niezwykle istotnym dokumentem jest wspomniane już przez nas wezwanie do zapłaty. Jest to dokument, w którym dłużnik zostaje wezwany przez wierzyciela do uregulowania zaległej płatności w wyraźnie określonym terminie. Polskie prawo nie narzuca konkretnej formy wezwania do zapłaty, jednak aby mogło być one brane pod uwagę podczas windykacji, powinno zawierać następujące informacje:
- datę i miejsce sporządzenia wezwania,
- dane stron (wierzyciela oraz dłużnika),
- informację, z czego wynika obowiązek zapłaty (np. nieopłacona faktura wraz z jej numerem, datą i miejscem wystawienia, wynikająca z umowy zawartej dnia…),
- kwotę należności wraz z odsetkami obliczonymi na dzień wystawienia,
- termin zapłaty,
- numer rachunku bankowego wierzyciela,
- podpis wierzyciela bądź jednostki uprawnionej przez wierzyciela do dochodzenia tej należności.
Niniejsze powinno zostać wysłane pocztą za potwierdzeniem odbioru. Dodatkowo, można je przesłać również mailem do dłużnika. Wezwanie do zapłaty może zostać wysłane kilka razy w jednej sprawie, do tego samego dłużnika. Jeśli środki windykacji polubownej nie przynoszą skutku, w dalszym etapie sprawa długu zwykle jest kierowana na drogę windykacji sądowej. Kluczowy jest czas działania, dlatego zachęcamy do rozpoczęcia windykacji już na wczesnym etapie zaległości ze strony kontrahentów.
Mamy nadzieję, że nasz artykuł był pomocny. W przypadku pytań zapraszamy do kontaktu osobistego.
Zespół EWRA Sp. z o.o.