Nota obciążeniowa jest spotykana w obrocie gospodarczym znacznie rzadziej, niż faktura. Nota obciążeniowa, zwana też często notą księgową, to prosty dokument wystawiany w celu wykazania operacji, których przedsiębiorca nie może wykazać za pomocą faktury. W skrócie – nota obciążeniowa dokumentuje przychody lub koszty, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT.
Jaki jest cel wystawiania noty obciążeniowej? Nota obciążeniowa jest wystawiana po to, by móc:
- przenieść na nabywcę koszty niepodlegające podatkowi VAT,
- skorygować pomyłki, jakie wystąpiły w dokumentach księgowych,
- udokumentować roszczenie związane z wypłatą odszkodowania przez towarzystwo ubezpieczeniowe,
- udokumentować współpracę przedsiębiorcy z organizacją pozarządową,
- udokumentować koszty poniesione podczas realizacji rozmaitych projektów.
Z punktu widzenia odzyskiwania należności nota obciążeniowa może być wystawiona przez wierzyciela, aby naliczyć karę umowną i / lub odsetki w przypadku nieterminowej płatności lub niedotrzymania umowy. Wierzyciel może wystawić notę obciążeniową niezależnie od tego, czy dłużnik opóźnił realizację ze swojej winy, czy nie, a także niezależnie od tego, wierzyciel poniósł z powodu opóźnienia jakąkolwiek szkodę, czy nie.
W zakresie noty obciążeniowej wystawionej w celu obciążenia dłużnika kosztami rekompensaty za opóźnienie należy pamiętać, że już od pierwszego dnia po upływie terminu zapłaty, wierzycielowi zaczyna przysługiwać rekompensata z tego tytułu. Od początku 2020 roku obowiązują w tym przypadku nowe, wyższe kwoty, zależne od kwoty całej należności, i wynoszą one:
- 40 euro – w przypadku należności do 5 000 zł,
- 70 euro – w przypadku należności od 5 000 do 50 000 zł,
- 100 euro – w przypadku należności równych lub wyższych niż 50 000 zł.
W przypadku zapłaty rekompensaty kwotę euro należy przeliczyć adekwatnie do średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym roszczenie stało się wymagane.
Aby wystawić poprawną notę obciążeniową, należy w niej zawrzeć elementy wskazane przepisami Ustawy o rachunkowości (art. 21), tj.:
- określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny (np. „Nota obciążeniowa / odsetkowa nr…”),
- datę wystawienia noty,
- określenie stron, między którymi doszło do realizacji transakcji gospodarczej (w tym nazwy stron, adresy i NIPy),
- opis operacji wraz z jej wartością,
- datę dokonania operacji (jeśli jest inna, niż data wystawienia noty),
- podpis osoby wystawiającej notę.
Co ważne – opis operacji w nocie obciążeniowej powinien zawierać odpowiedni dokument źródłowy, jaki stanowi podstawę do jej wystawienia. Zaletą noty obciążeniowej jest fakt, że do jej wystawienia nie jest potrzebny podpis odbiorcy – można ją zatem wystawić online.
Mamy nadzieję, że nasz artykuł był pomocny. W przypadku pytań zapraszamy do kontaktu osobistego.
Zespół EWRA Sp. z o.o.