Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, mikrofirmę albo pracujesz jako freelancer? Pracujesz B2B i nie masz zaplecza prawniczego, które mogłoby od razu zareagować, gdy kontrahent nie płaci? Jesteś w większości. I właśnie dlatego warto znać kilka kluczowych zasad, które pomogą Ci zminimalizować ryzyko problemów z odzyskaniem należności.
Dlaczego terminowe płatności są tak ważne?
W dużych firmach pojedyncza niezapłacona faktura rzadko robi różnicę. W małych firmach – może być gwoździem do trumny. Mikroprzedsiębiorcy i freelancerzy bardzo często operują na niewielkich marżach i bez dużych rezerw finansowych. Dlatego każde opóźnienie w płatności od kontrahenta może zaburzyć płynność finansową, czyli zdolność firmy do bieżącego regulowania swoich zobowiązań.
Brak płynności oznacza nie tylko stres i opóźnienia w wypłatach (sobie i innym), ale także ryzyko wpadnięcia w spiralę zadłużenia – np. przez konieczność sięgania po kredyty, zaleganie z podatkami czy opóźnienia w opłatach za ZUS. A stąd już krótka droga do utraty reputacji i – w najgorszym wypadku – zamknięcia działalności.
Dlatego właśnie dbanie o terminowe płatności to nie jest „drobna sprawa” – to kwestia przetrwania i rozwoju firmy.
1. Weryfikuj kontrahenta zanim podpiszesz umowę
Zanim zaczniesz współpracę, poświęć chwilę na sprawdzenie drugiej strony. Nawet jeśli firma wygląda profesjonalnie w internecie – to nie wszystko.
- Zajrzyj do KRS lub CEIDG – upewnij się, że firma faktycznie istnieje i działa.
- Sprawdź opinie w Google, na LinkedIn, w branżowych grupach.
- Jeśli masz wątpliwości – możesz skorzystać z raportów gospodarczych albo poprosić firmę o referencje.
2. Dbaj o umowy – nawet te najprostsze
Nie musisz znać się na prawniczych kruczkach. Wystarczy, że w umowie jasno określisz:
- Zakres zlecenia (co dokładnie robisz),
- Termin i sposób zapłaty,
- Co się stanie, jeśli zapłata nie nastąpi na czas (np. odsetki, możliwość wstrzymania dalszych prac),
- Formę akceptacji wykonanej pracy.
Nawet prosta umowa podpisana mailowo lub przez narzędzie typu Autenti jest dużo więcej warta niż “dogadanie się na słowo”.
3. Faktura to nie wszystko – dokumentuj komunikację
Gdy wykonasz usługę lub dostarczysz produkt, nie tylko wystaw fakturę – zadbaj też o ślad w komunikacji.
- Mail z potwierdzeniem dostarczenia usługi lub produktu,
- Informacja, że “na tej podstawie wystawiam fakturę”,
- Ewentualnie: potwierdzenie odbioru lub akceptacji dzieła.
To wszystko może być dowodem, jeśli sprawa trafi do windykacji lub sądu.
4. Nie bój się przypominać – zrób to profesjonalnie
Wiele firm ma zaległości nie złośliwie, ale z powodu bałaganu organizacyjnego. Zadbaj o przypomnienia:
- Na 2 dni przed terminem: delikatny mail z przypomnieniem.
- Dzień po terminie: konkretny, ale uprzejmy komunikat (“minął termin płatności – proszę o uregulowanie”).
- Po tygodniu: możesz już wysłać wezwanie do zapłaty z wyraźną informacją o konsekwencjach (np. przekazanie sprawy do windykacji).
Wszystko profesjonalnie, rzeczowo, bez emocji.
5. Masz prawo skorzystać z firmy windykacyjnej – nawet jako mikroprzedsiębiorca
Wielu freelancerów i właścicieli mikrofirm nie zdaje sobie sprawy, że windykacja B2B nie jest tylko dla dużych graczy. Profesjonalna firma windykacyjna, taka jak EWRA, może zająć się Twoją sprawą – niezależnie od skali działalności.
Co zyskujesz?
- Oszczędzasz czas i nerwy – nie musisz sam pisać monitów i ścigać dłużnika,
- Masz większy autorytet – działania windykacyjne z zewnętrznej firmy często działają szybciej niż kolejne przypomnienia “od Ciebie”,
- Możesz skorzystać z usług bez ryzyka – wiele firm działa na zasadzie success fee.
Podsumowanie
Brak działu prawnego nie oznacza, że jesteś bezbronny. Z kilkoma prostymi zasadami możesz znacząco ograniczyć ryzyko problemów z płatnościami. A jeśli mimo wszystko pojawi się dłużnik – pamiętaj, że nie jesteś sam. Windykacja B2B jest dostępna także dla najmniejszych podmiotów.
Masz pytania lub chcesz odzyskać swoją należność? Skontaktuj się z nami – w EWRA pomagamy firmom takim jak Twoja działać bezpieczniej i skuteczniej.