Jak mikrofirmy i freelancerzy mogą zabezpieczyć się przed opóźnieniami w płatnościach w relacjach B2B – bez działu prawnego

Windykacja dla małych firm

Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, mikrofirmę albo pracujesz jako freelancer? Pracujesz B2B i nie masz zaplecza prawniczego, które mogłoby od razu zareagować, gdy kontrahent nie płaci? Jesteś w większości. I właśnie dlatego warto znać kilka kluczowych zasad, które pomogą Ci zminimalizować ryzyko problemów z odzyskaniem należności.


W dużych firmach pojedyncza niezapłacona faktura rzadko robi różnicę. W małych firmach – może być gwoździem do trumny. Mikroprzedsiębiorcy i freelancerzy bardzo często operują na niewielkich marżach i bez dużych rezerw finansowych. Dlatego każde opóźnienie w płatności od kontrahenta może zaburzyć płynność finansową, czyli zdolność firmy do bieżącego regulowania swoich zobowiązań.

Brak płynności oznacza nie tylko stres i opóźnienia w wypłatach (sobie i innym), ale także ryzyko wpadnięcia w spiralę zadłużenia – np. przez konieczność sięgania po kredyty, zaleganie z podatkami czy opóźnienia w opłatach za ZUS. A stąd już krótka droga do utraty reputacji i – w najgorszym wypadku – zamknięcia działalności.

Dlatego właśnie dbanie o terminowe płatności to nie jest „drobna sprawa” – to kwestia przetrwania i rozwoju firmy.


Zanim zaczniesz współpracę, poświęć chwilę na sprawdzenie drugiej strony. Nawet jeśli firma wygląda profesjonalnie w internecie – to nie wszystko.

  • Zajrzyj do KRS lub CEIDG – upewnij się, że firma faktycznie istnieje i działa.
  • Sprawdź opinie w Google, na LinkedIn, w branżowych grupach.
  • Jeśli masz wątpliwości – możesz skorzystać z raportów gospodarczych albo poprosić firmę o referencje.

Nie musisz znać się na prawniczych kruczkach. Wystarczy, że w umowie jasno określisz:

  • Zakres zlecenia (co dokładnie robisz),
  • Termin i sposób zapłaty,
  • Co się stanie, jeśli zapłata nie nastąpi na czas (np. odsetki, możliwość wstrzymania dalszych prac),
  • Formę akceptacji wykonanej pracy.

Nawet prosta umowa podpisana mailowo lub przez narzędzie typu Autenti jest dużo więcej warta niż “dogadanie się na słowo”.


Gdy wykonasz usługę lub dostarczysz produkt, nie tylko wystaw fakturę – zadbaj też o ślad w komunikacji.

  • Mail z potwierdzeniem dostarczenia usługi lub produktu,
  • Informacja, że “na tej podstawie wystawiam fakturę”,
  • Ewentualnie: potwierdzenie odbioru lub akceptacji dzieła.

To wszystko może być dowodem, jeśli sprawa trafi do windykacji lub sądu.


Wiele firm ma zaległości nie złośliwie, ale z powodu bałaganu organizacyjnego. Zadbaj o przypomnienia:

  • Na 2 dni przed terminem: delikatny mail z przypomnieniem.
  • Dzień po terminie: konkretny, ale uprzejmy komunikat (“minął termin płatności – proszę o uregulowanie”).
  • Po tygodniu: możesz już wysłać wezwanie do zapłaty z wyraźną informacją o konsekwencjach (np. przekazanie sprawy do windykacji).

Wszystko profesjonalnie, rzeczowo, bez emocji.


Wielu freelancerów i właścicieli mikrofirm nie zdaje sobie sprawy, że windykacja B2B nie jest tylko dla dużych graczy. Profesjonalna firma windykacyjna, taka jak EWRA, może zająć się Twoją sprawą – niezależnie od skali działalności.

Co zyskujesz?

  • Oszczędzasz czas i nerwy – nie musisz sam pisać monitów i ścigać dłużnika,
  • Masz większy autorytet – działania windykacyjne z zewnętrznej firmy często działają szybciej niż kolejne przypomnienia “od Ciebie”,
  • Możesz skorzystać z usług bez ryzyka – wiele firm działa na zasadzie success fee.

Brak działu prawnego nie oznacza, że jesteś bezbronny. Z kilkoma prostymi zasadami możesz znacząco ograniczyć ryzyko problemów z płatnościami. A jeśli mimo wszystko pojawi się dłużnik – pamiętaj, że nie jesteś sam. Windykacja B2B jest dostępna także dla najmniejszych podmiotów.

Masz pytania lub chcesz odzyskać swoją należność? Skontaktuj się z nami – w EWRA pomagamy firmom takim jak Twoja działać bezpieczniej i skuteczniej.