W świecie B2B relacje handlowe są często oparte na odroczonych terminach płatności. To wygodne, ale również ryzykowne – szczególnie gdy nie ma jasnych zasad, kto, na jakich warunkach i w jakim limicie może korzystać z kredytu kupieckiego. Efekt? Zatory płatnicze, problemy z płynnością i trudności w egzekwowaniu należności.
Dlatego każda firma działająca w modelu B2B – niezależnie od wielkości – powinna posiadać politykę kredytową. Poniżej wyjaśniamy, czym ona jest, co powinna zawierać, jak ją wdrożyć oraz dlaczego warto to zrobić z pomocą doświadczonego partnera, takiego jak Ewra.
1. Czym jest polityka kredytowa?
Polityka kredytowa to zbiór zasad i procedur regulujących sposób, w jaki firma przyznaje swoim kontrahentom możliwość odroczenia płatności (czyli tzw. kredyt kupiecki). Dokument ten:
- określa, komu można udzielić odroczonego terminu płatności,
- na jakich warunkach,
- jakie limity obowiązują dla poszczególnych klientów,
- jakie dokumenty i dane należy zweryfikować,
- jak firma reaguje na opóźnienia,
- kiedy kieruje sprawę do windykacji.
Polityka kredytowa nie musi być rozbudowanym dokumentem prawnym. Często wystarczy dobrze przemyślany regulamin i spójne procedury wewnętrzne, które ułatwiają pracę zespołom sprzedaży, księgowości i zarządu.
W firmach, które rozwijają się dynamicznie, polityka kredytowa pełni także funkcję kontrolną – pozwala zachować równowagę między ambicjami sprzedażowymi a bezpieczeństwem finansowym. Dzięki niej firma może skalować się odpowiedzialnie.
2. Dlaczego warto mieć politykę kredytową?
- Mniejsze ryzyko zatorów płatniczych – nie każdemu warto ufać „na słowo”.
- Lepsza kontrola płynności finansowej – wiesz, ile środków masz „w terenie”.
- Spójność wewnętrzna – każdy pracownik wie, jakie są zasady.
- Większa siła negocjacyjna – klient wie, że firma ma procedury i je egzekwuje.
- Wiarygodność w oczach inwestorów, banków, partnerów – świadczy o dojrzałości zarządzania.
- Oszczędność czasu i pieniędzy – mniej problemów z przeterminowanymi płatnościami.
- Lepsze relacje z klientami – jasne zasady sprzyjają przejrzystości i zaufaniu.
Firmy z dobrze zdefiniowaną polityką kredytową częściej utrzymują pozytywny cashflow, szybciej reagują na potencjalne ryzyka i rzadziej borykają się z koniecznością szukania zewnętrznego finansowania.
3. Kluczowe elementy dobrej polityki kredytowej
- Kryteria oceny kontrahenta
- Weryfikacja KRS, CEIDG, danych finansowych
- Historia współpracy, zachowanie płatnicze
- Opinie z rynku, raporty zewnętrzne (np. KRD, BIG, Bisnode)
- Ocena wiarygodności w systemach scoringowych
- Limity kredytowe
- Określenie maksymalnej wartości zadłużenia dla danego klienta
- Możliwość aktualizacji limitu w zależności od historii współpracy
- Wewnętrzne procedury przekraczania limitów
- Terminy płatności
- Standardowe terminy: 7, 14, 30 dni – w zależności od profilu klienta i wartości zamówienia
- Uwarunkowania branżowe (np. dłuższe terminy w sektorze budowlanym lub publicznym)
- Zabezpieczenia
- Zaliczki, przedpłaty, gwarancje bankowe, poręczenia osobiste, weksle
- Współpraca z ubezpieczycielem należności handlowych
- Reakcja na opóźnienia
- Harmonogram przypomnień: e-mail, telefon, wezwanie pisemne
- Działania miękkie i twarde – zależnie od kwoty i historii klienta
- Jasne procedury windykacyjne – kiedy przekazujemy sprawę zewnętrznej firmie
- Udział zespołu handlowego i finansowego
- Współpraca między działami – handlowcy informują o problemach, księgowość monitoruje należności
- Szkolenia z podstaw oceny ryzyka płatniczego
- Proces zatwierdzania wyjątków
- Jasno opisany mechanizm zgód na odstępstwa od polityki
- Dokumentacja decyzji – odpowiedzialność i przejrzystość
- Regularna aktualizacja polityki
- Przegląd raz na rok lub częściej, jeśli zmienia się sytuacja gospodarcza lub profil klientów
4. Jak wdrożyć politykę kredytową krok po kroku?
- Analiza obecnej sytuacji – jak działa obecny system przyznawania terminów i jak skutecznie są egzekwowane płatności?
- Ustalenie celów i ryzyk – jakie są bolączki: opóźnienia, braki w procedurach, presja działu handlowego?
- Projektowanie zasad i limitów – współpraca zarządu, działu finansowego, prawnego i handlowego
- Tworzenie dokumentu polityki i procedur – klarowny, zrozumiały język, praktyczne przykłady
- Szkolenie zespołu – wdrożenie przez komunikację, warsztaty, instrukcje
- Wdrożenie techniczne – integracja z systemem CRM, ERP, programem księgowym
- Monitoring i audyt działania – ocena efektywności polityki, analiza odzyskiwania należności
Dobrze wdrożona polityka powinna „żyć” – być używana, aktualizowana i wspierana przez kulturę organizacyjną firmy.
5. Najczęstsze błędy w firmach bez polityki kredytowej
- Przyznawanie odroczonych terminów „na wyczucie” bez sprawdzenia klienta
- Brak jasnych limitów i niekontrolowany wzrost należności
- Zbyt duża swoboda handlowców w negocjowaniu warunków płatności
- Opóźniona reakcja na opóźnienia – brak przypomnień i działań windykacyjnych
- Brak odpowiedzialności za należności – nikt nie czuje się odpowiedzialny za monitorowanie
- Nieuwzględnianie zmieniającej się sytuacji gospodarczej i branżowej
Skutki tych błędów to nie tylko przeterminowane faktury, ale też utrata płynności, napięcia w relacjach z klientami i ryzyko poważnych problemów finansowych.
6. Jak może pomóc Ewra?
Jako firma specjalizująca się w windykacji B2B, Ewra:
- wspiera klientów w budowaniu i wdrażaniu polityk kredytowych,
- udostępnia narzędzia do monitorowania należności,
- pomaga w segmentacji kontrahentów pod kątem ryzyka,
- przeprowadza działania prewencyjne (np. automatyczne przypomnienia, analizy zachowań płatniczych),
- prowadzi profesjonalną windykację z poszanowaniem relacji biznesowych,
- doradza, jak reagować na pierwsze oznaki problemów, zanim sprawa eskaluje,
- wspiera edukację zespołów sprzedażowych i księgowych w zakresie ryzyka kredytowego,
- opracowuje strategie dostosowane do specyfiki branży klienta.
Dzięki doświadczeniu zdobytemu w setkach przypadków, Ewra potrafi skutecznie ocenić, które działania są priorytetowe i gdzie znajdują się największe ryzyka – zanim jeszcze pojawią się problemy z płatnością.
Podsumowanie
Polityka kredytowa to nie zbędna biurokracja, ale praktyczne narzędzie zabezpieczające płynność finansową firmy. Wprowadzenie jasnych zasad i ich przestrzeganie może znacząco ograniczyć zatory płatnicze, usprawnić komunikację z klientami i zwiększyć bezpieczeństwo całego biznesu.
To inwestycja, która procentuje – większym spokojem operacyjnym, lepszą organizacją pracy i mniejszym ryzykiem utraty środków.
Jeśli chcesz wdrożyć taką politykę w swojej firmie, ale nie wiesz, od czego zacząć – porozmawiaj z nami.
Ewra pomoże Ci zbudować rozwiązanie dopasowane do Twojej branży i realiów współpracy B2B.