Wydaje Ci się, że wystarczy mieć fakturę, aby bez problemu odzyskać swoje pieniądze? Niestety – z punktu widzenia windykacji to dopiero połowa sukcesu. Wiele problemów z odzyskaniem należności zaczyna się już na etapie… podpisywania umowy.
W tym artykule pokażemy, jakie błędy w dokumentach handlowych najczęściej utrudniają skuteczne działania windykacyjne oraz co zrobić, by ich uniknąć.
1. Brak jasno określonego terminu płatności
Choć wydaje się to oczywiste, wiele umów nie zawiera wyraźnego zapisu, kiedy należność ma zostać uregulowana. Zapis typu „płatność po wykonaniu usługi” lub „w terminie uzgodnionym przez strony” otwiera drogę do dowolnej interpretacji – także przez dłużnika.
Jak to poprawić? Podaj konkretną datę lub liczby dni, np. „Płatność w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury.”
Dodanie takiego zapisu ogranicza pole manewru dłużnika i znacząco skraca czas reakcji w przypadku opóźnień. Pamiętaj – w windykacji liczy się każdy dzień.
2. Nieprecyzyjne zasady naliczania odsetek i kar umownych
Brak informacji o konsekwencjach opóźnień to częsty problem. Nawet jeśli prawo dopuszcza ustawowe odsetki, ich wysokość oraz zasady naliczania warto zawrzeć w umowie – jako wyraźny sygnał dla kontrahenta.
Jak to poprawić? Zamieść zapis typu: „W przypadku opóźnienia w płatności naliczane będą odsetki ustawowe za opóźnienie oraz kara umowna w wysokości X zł za każdy rozpoczęty tydzień zwłoki.”
Warto również w umowie zaznaczyć, że brak zapłaty w terminie uprawnia do natychmiastowego odstąpienia od umowy lub zawieszenia świadczenia usług. To zwiększa skuteczność prewencyjną dokumentu.
3. Brak zgody na przekazanie sprawy do windykacji zewnętrznej
Niektóre firmy celowo pomijają ten zapis, licząc na to, że druga strona nie podejmie żadnych działań poza własnym przypomnieniem. Tymczasem umowa, która zawiera zgodę na przekazanie sprawy do windykatora, działa prewencyjnie.
Jak to poprawić? Zapisz w umowie: „W przypadku opóźnienia przekraczającego 30 dni, Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do przekazania sprawy do firmy windykacyjnej bez konieczności odrębnego informowania.”
Ten zapis działa na dwóch poziomach: z jednej strony zabezpiecza prawnie, z drugiej – wysyła komunikat, że firma traktuje należności poważnie i posiada skuteczne procedury.
4. Brak właściwości sądu – a więc wydłużone postępowania
Jeśli nie wskażesz sądu właściwego do rozstrzygania ewentualnych sporów, możesz trafić do sądu oddalonego od Twojej siedziby, gdzie cała procedura będzie droższa i bardziej uciążliwa.
Jak to poprawić? Zapis: „W przypadku sporu strony ustalają właściwość sądu zgodną z siedzibą Zleceniodawcy.”
Taki zapis upraszcza procedurę i pozwala szybciej rozpocząć działania sądowe, jeśli zawiodą inne metody.
5. Zbyt ogólne zapisy dotyczące wykonania usługi lub dostawy
Im mniej precyzyjny opis przedmiotu umowy, tym większe ryzyko, że dłużnik zakwestionuje roszczenie. Brak podpisanych protokołów odbioru, dowodów dostawy lub raportów wykonania usługi może skutecznie wydłużyć lub zablokować proces windykacyjny.
Jak to poprawić? Stosuj załączniki, harmonogramy, raporty – i podpisuj odbiory (nawet mailowo).
Warto również precyzować metody komunikacji i akceptacji – np. że akceptacja mailowa równoznaczna jest z zatwierdzeniem wykonania usługi.
6. Umowa ustna lub tylko „na mailu” – bez formalnego potwierdzenia
W wielu branżach przyjęło się działać na zasadzie „dogadaliśmy się przez telefon, a faktura poszła mailem”. I owszem – to czasem działa. Ale gdy pojawi się problem z płatnością, brak umowy znacznie komplikuje sprawę.
Jak to poprawić? Zadbaj o chociażby prosty dokument PDF z warunkami współpracy – zaakceptowany mailowo przez obie strony.
Najlepiej jednak posiadać komplet: zamówienie, potwierdzenie przyjęcia, umowę ramową i konkretny zakres świadczenia (np. harmonogram, brief).
7. Zbyt łagodne warunki płatności wobec „trudnych” klientów
Niektóre firmy – z obawy o utratę kontraktu – zgadzają się na długie terminy płatności lub rezygnują z kar umownych. Tymczasem właśnie „trudni” klienci powinni być szczególnie dobrze zabezpieczeni.
Jak to poprawić? Nie bój się wyciągać wniosków z historii współpracy. Do każdego klienta możesz zastosować inne warunki – bardziej ostrożne wobec tych, którzy mieli opóźnienia w przeszłości.
Dobrym rozwiązaniem jest również stosowanie „limitów kredytowych” – czyli ustalanie maksymalnej wartości usług świadczonych bez przedpłaty.
8. Brak klauzuli waloryzacyjnej lub kursowej (dla firm pracujących z zagranicą)
W dobie dynamicznych zmian kursów walut i inflacji, brak zapisu o ewentualnej waloryzacji ceny może prowadzić do sporu lub trudności w egzekwowaniu należności zagranicznych.
Jak to poprawić? Wprowadź zapis o sposobie przeliczania kwot lub kursie odniesienia, np. „Przy rozliczeniach stosuje się kurs średni NBP z dnia wystawienia faktury.”
Co rekomenduje Ewra?
Jako firma specjalizująca się w windykacji B2B, regularnie analizujemy dokumenty naszych klientów. Wiemy, które zapisy pomagają, a które wręcz utrudniają działanie.
Dlatego w ramach współpracy:
- pomagamy ocenić treść kluczowych zapisów w umowach,
- wspieramy w opracowaniu skutecznych wzorów dokumentów,
- pokazujemy, jak budować relacje z klientem bez rezygnowania z bezpieczeństwa finansowego,
- edukujemy zespoły handlowe i księgowe z prewencji windykacyjnej,
- reagujemy już na etapie tworzenia umowy – nie dopiero wtedy, gdy problem narasta.
Podsumowanie
Umowa to nie tylko formalność – to narzędzie ochrony interesów Twojej firmy. Nawet najlepiej przeprowadzona windykacja nie zastąpi dobrze skonstruowanego dokumentu handlowego. Dlatego zanim pojawią się problemy z płatnościami – zadbaj o to, by Twoje umowy były Twoim sprzymierzeńcem.
Masz wątpliwości, czy Twoje dokumenty są właściwie skonstruowane? Skontaktuj się z Ewrą – chętnie doradzimy, zanim będzie za późno.
Wspólnie zbudujemy nie tylko skuteczną procedurę odzyskiwania należności, ale też system prewencji, który zminimalizuje ryzyko nieopłaconych faktur już na starcie współpracy.