Dla wielu przedsiębiorców to niewygodna decyzja: czy powinienem poinformować klienta, że przekazuję sprawę do windykacji? Czy nie pogorszy to naszej relacji? A może będzie to skuteczniejsze, jeśli zrobi to zewnętrzna firma?
W tym artykule odpowiadamy na te pytania i pokazujemy, dlaczego (i kiedy) warto uprzedzić dłużnika o dalszych krokach, oraz jak zrobić to profesjonalnie i z klasą – z korzyścią dla skuteczności i wizerunku firmy.
1. Informować czy nie informować? Oto jest pytanie
Choć nie ma prawnego obowiązku informowania o przekazaniu sprawy do windykacji, z punktu widzenia skuteczności – często warto to zrobić. Dlaczego?
- Dłużnik zyskuje ostatnią szansę na polubowne załatwienie sprawy.
- Możesz zachować większą kontrolę nad komunikacją.
- Pokazujesz, że jesteś otwarty na ugodę, ale stanowczy.
- W niektórych przypadkach to wystarczy, by skłonić do spłaty.
Oczywiście, nie każda sytuacja tego wymaga – jeśli mamy do czynienia z jawnym oszustwem lub klient całkowicie unika kontaktu, informowanie może być już zbędne.
2. Co daje wcześniejsze uprzedzenie?
Psychologicznie – bardzo wiele.
- Dłużnik nie czuje się „zaskoczony atakiem” – łatwiej przechodzi do rozmowy.
- Czuję, że ma wybór – może uniknąć windykacji, podejmując decyzję.
- W relacji B2B to także sygnał: „traktujemy sprawę poważnie, ale z szacunkiem”.
Z perspektywy praktycznej:
- często udaje się odzyskać środki bez kosztów windykacyjnych,
- można szybciej ustalić realne warunki spłaty,
- zachowana zostaje relacja – dłużnik nie czuje się wystawiony „za plecami”.
3. Jak NIE informować?
To równie ważne, jak sama decyzja o poinformowaniu. Poniżej kilka typowych błędów:
- Emocjonalny ton (np. „Mam pana dość”, „Zmuszasz mnie do windykacji!”).
- Groźby lub szantaż (np. „Zgłoszę to wszędzie, jak nie zapłacisz”).
- Brak konkretu – ogólne hasła typu „przekazuję dalej” bez szczegółów.
- Poczucie zemsty zamiast profesjonalizmu.
Złe sformułowanie komunikatu może zamknąć drogę do ugody i pogłębić konflikt. W windykacji liczy się ton, treść i forma.
4. Jak napisać dobrą wiadomość informującą o windykacji?
Skuteczny komunikat powinien być:
- rzeczowy i konkretny,
- pozbawiony emocji i ocen,
- zawierać jasny termin na reakcję,
- pokazywać, że jest jeszcze przestrzeń na rozmowę.
Przykład:
„Szanowni Państwo, z przykrością informujemy, że mimo wcześniejszych przypomnień, płatność za fakturę nr 123/2025 z dnia 15.09.2025 pozostaje nieuregulowana. Jeśli płatność nie wpłynie do dnia 31.10.2025, zmuszeni będziemy przekazać sprawę do firmy windykacyjnej Ewra, z którą współpracujemy. Wierzymy, że uda się uniknąć tego kroku i rozwiązać sprawę polubownie. W razie pytań pozostajemy do dyspozycji. Z poważaniem…”
Tego typu komunikaty – spokojne, ale stanowcze – budują profesjonalny wizerunek i często są skuteczniejsze niż agresywne wezwania.
5. Co dalej robi Ewra, gdy klient nie zareaguje?
Jeśli mimo uprzedzenia dłużnik nie odpowiada lub nie płaci – sprawa trafia do nas. Ale nie zaczynamy od „ciężkiej artylerii”. Nasze działania są przemyślane, zgodne z etyką i skalowane w zależności od reakcji dłużnika.
- Kontaktujemy się w imieniu klienta, zachowując jego reputację.
- Proponujemy realne rozwiązania (ugoda, raty, rozmowa).
- Gdy to nie działa – uruchamiamy kolejne etapy (m.in. wpisy do rejestrów, sąd, egzekucja).
Dzięki temu nasz klient nie traci relacji biznesowej, ale odzyskuje kontrolę i szanse na spłatę.
6. Dlaczego warto mieć stałą współpracę z firmą windykacyjną?
Stała relacja z doświadczoną firmą windykacyjną – taką jak Ewra – to nie tylko szybsze reagowanie na problemy z płatnościami. To przede wszystkim prewencja, bezpieczeństwo i wzrost dyscypliny płatniczej u kontrahentów.
Korzyści:
- Możliwość reagowania od razu po upływie terminu płatności.
- Budowanie wizerunku firmy, która nie toleruje opóźnień – ale działa z klasą.
- Dostęp do profesjonalnych narzędzi, które działają skuteczniej niż standardowe przypomnienia.
- Stała analiza portfela należności – wskazanie klientów podwyższonego ryzyka.
Z doświadczeń naszych klientów wynika, że stała współpraca z Ewrą bardzo często przekłada się na znaczący spadek zaległości w płatnościach w ciągu pierwszych kilku miesięcy.
To realne oszczędności, lepszy cash flow i mniej stresu – przy jednoczesnym zachowaniu dobrych relacji z partnerami biznesowymi.
Podsumowanie
Poinformowanie kontrahenta o przekazaniu sprawy do windykacji to nie dowód słabości, lecz wyraz profesjonalizmu. Pokazuje, że firma działa odpowiedzialnie, jasno komunikuje swoje zamiary i szanuje partnera – ale też oczekuje tego samego.
Współpracując z Ewrą, przedsiębiorca zyskuje nie tylko skuteczne wsparcie, ale też bezpieczną przestrzeń do zakończenia sporu z klasą. A to – w biznesie – ma ogromne znaczenie.