Grudzień to wyjątkowy miesiąc – nie tylko przez święta i zamykanie roku podatkowego. To również okres, w którym wiele firm B2B doświadcza największych problemów z płynnością finansową. Zatory płatnicze się piętrzą, klienci „czekają na przelewy z innych kontraktów”, a terminy stają się elastyczne… niestety tylko w jedną stronę.
W tym artykule podpowiadamy, jak z wyprzedzeniem zminimalizować ryzyko opóźnionych płatności i zakończyć rok z lepszym bilansem niż konkurencja.
1. Dlaczego końcówka roku sprzyja zatorom płatniczym?
Grudzień to kulminacja wielu czynników:
- spiętrzenie płatności za ostatni kwartał,
- zamykanie budżetów i oczekiwanie na zatwierdzenia,
- wydłużony czas odpowiedzi przez urlopy,
- „łańcuch zatorów” – firmy nie płacą, bo im też nie płacą,
- więcej zakupów i mniejsze rezerwy gotówkowe u kontrahentów,
- presja czasowa i koncentracja na wynikach rocznych,
- próby przesunięcia kosztów lub płatności na kolejny rok podatkowy.
To wszystko sprawia, że nawet lojalny klient może nieoczekiwanie opóźnić płatność.
2. Co możesz zrobić, zanim problem się pojawi?
- Wystaw faktury wcześniej – jeśli usługa została wykonana, nie czekaj do ostatniego dnia. Wcześniejszy termin = większa szansa na spłatę jeszcze w tym roku.
- Zadzwoń z przypomnieniem – nawet jeśli wcześniej wysyłałeś maila. Osobisty kontakt często przyspiesza reakcję. Przypomnienie w odpowiednim tonie (profesjonalne, ale życzliwe) może przynieść dużo lepszy efekt niż seria bezosobowych monitów.
- Zaproponuj zamknięcie zobowiązań „przed świętami” – to działa psychologicznie. „Zamknięcie roku” brzmi jak obowiązek. Wiele firm chce mieć czyste konto przed nowym rokiem – to idealny moment, aby wykorzystać naturalną motywację.
- Zidentyfikuj ryzykowne faktury – szczególnie te z odroczonym terminem. Skonsultuj je z działem księgowości lub… firmą windykacyjną. Nie każda faktura jest tak samo bezpieczna – dobrze mieć swoją wewnętrzną „mapę ryzyk”.
- Zastosuj prewencyjne przypomnienie o konsekwencjach braku płatności – delikatna wzmianka o naliczanych odsetkach lub możliwym przekazaniu sprawy zewnętrznej firmie windykacyjnej może skutecznie przyspieszyć decyzję o uregulowaniu płatności.
- Zaproponuj rozliczenie częściowe lub ugodę – jeśli wiesz, że klient ma problemy, warto czasem odzyskać część należności niż nic. Elastyczność w podejściu to także przewaga konkurencyjna.
3. Jak działa tzw. łańcuch zatorów?
To sytuacja, w której Twoja firma nie otrzymuje płatności, bo klient sam czeka na pieniądze od swojego klienta. Tak powstaje efekt domina, który może ciągnąć się miesiącami. Jeden brakujący przelew może wstrzymać płynność finansową całego sektora.
Dlatego właśnie tak ważne jest:
- przewidywanie ryzyka (na podstawie historii kontrahenta),
- szybka reakcja na brak płatności,
- wspieranie się pomocą zewnętrzną – np. Ewrą,
- prowadzenie rejestru „opóźnień łańcuchowych”,
- analiza branżowych sygnałów ostrzegawczych (czy w Twoim sektorze pojawiają się oznaki kryzysu?),
- tworzenie polityki kredytowej opartej na realnych danych.
Warto pamiętać, że firmy, które jako pierwsze zareagują na opóźnienia, mają większą szansę na odzyskanie należności niż te, które czekają „do po nowym roku”.
4. Co mówi prawo i… urząd skarbowy?
Nie każdy przedsiębiorca wie, że opóźniona płatność wpływa nie tylko na cashflow, ale też na kwestie podatkowe:
- jeżeli nie otrzymasz zapłaty w terminie, możesz mieć obowiązek skorygowania VAT-u,
- ale z drugiej strony – jeżeli podejmiesz działania windykacyjne, możesz odzyskać VAT lub uznać fakturę za nieściągalną,
- możliwość skorzystania z ulgi na złe długi (jeśli minęło 90 dni i podjęto kroki windykacyjne),
- obowiązki raportowania należności w sprawozdaniach rocznych.
Brak reakcji przed końcem roku może więc oznaczać nie tylko stratę płynności, ale i komplikacje księgowo-podatkowe, które wpłyną na Twój wynik roczny.
5. Co może dla Ciebie zrobić Ewra?
W grudniu Ewra intensyfikuje działania prewencyjne i wspiera klientów w „domykaniu” otwartych należności. Oferujemy m.in.:
- monitoring i przypomnienia wysyłane w imieniu klienta,
- kontakt telefoniczny z kontrahentem w tonie neutralnym, ale stanowczym,
- dokumentację do celów podatkowych (potwierdzenia prób kontaktu, wezwania),
- konsultacje dla Twojego działu księgowości – które należności warto zabezpieczyć już teraz,
- szybkie wdrożenie procesu windykacyjnego – jeszcze przed nowym rokiem,
- doradztwo przy ocenie ryzyka płatniczego i indywidualne plany działania,
- dedykowanego opiekuna, który nadzoruje sprawy kluczowe w okresie przedświątecznym.
Z Ewry korzystają firmy, które cenią bezpieczeństwo i skuteczność, a nie chcą tracić relacji z klientami – nasze działania są stanowcze, ale prowadzone z poszanowaniem relacji biznesowych.
6. Checklista: Zanim wyślesz ostatnią fakturę w roku
- Sprawdź, czy wszystkie zaległe płatności są monitorowane,
- Zidentyfikuj klientów z opóźnioną historią – do nich warto zadzwonić,
- Ustal, które należności mogą być potencjalnie zagrożone,
- Zarezerwuj czas na działania przedświąteczne – nie zostawiaj przypomnień na „ostatni tydzień”,
- Sprawdź, które zaległości można objąć ulgą na złe długi lub zgłosić do windykacji,
- Zbierz dokumentację, która będzie potrzebna, jeśli sprawa trafi do sądu w nowym roku,
- Skontaktuj się z Ewrą, jeśli potrzebujesz wsparcia lub chcesz szybko działać.
Podsumowanie
Nie daj się grudniowym zatorom. Wystarczy kilka świadomych kroków, by zakończyć rok z płynnością finansową i spokojną głową. Ewra pomoże Ci w tym procesie – profesjonalnie, skutecznie i bez zbędnej zwłoki.
Działania prewencyjne to dziś nie tylko dobre praktyki – to strategiczne decyzje biznesowe, które mogą zdecydować o Twojej przewadze w pierwszym kwartale nowego roku.
Chcesz skonsultować swoją sytuację? Odezwij się do nas – zadziałamy jeszcze przed końcem roku!